Naplánovať kongres určite nie je jednoduchá úloha. Aj keď ako kongresový hotel sa denne stretávame s náročnými požiadavkami klientov, spoločne s vami vieme predísť menším komplikáciám, ktoré sa pri organizácii eventov občas vyskytnú. Pripravili sme pre vás krátky checklist, aby príprava kongresu prebehla s čo najmenším stresom.

1. Podcenenie času na prípravu

Organizácia kongresu sa skladá z množstva menších úloh, ktoré musia eventoví manažéri zvládnuť tak, aby zaručili pokojný priebeh udalosti a spokojnosť na strane klienta. Tento úkon si vyžaduje dlhodobé plánovanie. Pri väčších kongresoch odporúčame začať s plánovaním rok, minimálne však polroka dopredu. Aj keď sa tento časový horizont môže zdať veľký, detaily budeme dolaďovať spolu s vami postupne.

Nedostatočná komunikácia s organizátorom a hotelom

Rovnako ako z vašej strany, aj zo strany hotela bude počas organizácie kongresu vychádzať na povrch niekoľko otázok, ktorých riešenie prispeje k hladkému priebehu celého podujatia. Ak si nájdete čas na dôslednú prípravu, usporiadať kongres bude oveľa jednoduchšie.

2. Nedostatočné podklady, zmätok v zadaniach

Medzi najčastejšie chyby, ktoré komplikujú organizáciu kongresov patria:

• Časté zmeny v menných zoznamoch – v prípade, ak váš kongres hostí mnoho účastníkov, je samozrejmé, že bude počas organizácie dochádzať k zmenám. Nechajte si dostatok času pre vytvorenie finálnej verzie menného zoznamu účastníkov a požiadajte ich o potvrdenie účasti.
• Nedoladené detaily akcie - aj keď sa na začiatku môže zdať, že nie všetky detaily sú podstatné, je dobré spomenúť všetky špeciálne požiadavky už na začiatku. Neskôr, keď sú už prípravy kongresu v plnom prúde, totiž môžete na ne zabudnúť. Nebojte sa preto na úvodných stretnutiach spomenúť každý detail akcie, aj keď sa vám zdá možno na prvý pohľad banálny– vo finále sa vďaka tomu zjednoduší celý proces organizácie.
• Zmeny na poslednú chvíľu – vieme, že nie všetko sa dá predvídať, je však dobré pamätať na to, že čím väčšie zmeny sa budú riešiť na poslednú chvíľu, tým väčší chaos to so sebou prináša.

Nezabudnite: dobrý kongresový hotel by mal zvládnuť riešiť každú krízovú situáciu.

3. Zanedbanie prípravy na catering

Veľký kongres znamená aj množstvo účastníkov s rôznymi chuťovými preferenciami. Aby ste si boli svojim výberom istí, v Hoteli Partizán**** pre organizátorov na požiadanie usporadúvame ochutnávku jedál. Odporúčame vám však aby ste vopred zistili medzi účastníkmi špeciálne požiadavky na stravu, ktoré sa týkajú najmä obmedzení ako celiakia, alergia na rôzne jedlá či vegetariánske/vegánske pokrmy. Predídete tak dojmu, že ste nevenovali dostatočnú pozornosť prianiam účastníkov.